Det gäller att ta sig tid för att spara tid. Det är en av de viktigaste käpphästarna för Arkitektkopias verksamhetsutveckling med LEAN-metoden.
Arkitektkopia finns på 30 orter i Sverige. Nio enheter är ägda centralt och 21 är franchisetagare. Verksamheten spänner över fyra områden; ritningar, digitaltryck, expo och lager och logistik. Man har även specialiserat sig på landets tre största orter. I Stockholm har man större kapacitet på digitaltryck, Göteborg kör lejonparten av expolösningar, medan Malmö är duktiga på scanning av ritningar och dokument.
– Skälet till specialiseringen är att det inte är försvarbart att ha en fullt utbyggd maskinpark på alla 30 orter, säger Örjan Westerlund, miljö- och kvalitetschef på Arkitektkopia, och den som i dag arbetar mest med LEAN inom företaget. Därför har vi dragit ner bestyckningen på de flesta orter för att jobba mer med försäljning på dessa.
– Självklart kan vi lösa saker akut på alla orter i små volymer. Men för att hålla nere maskinkostnader och priser ut till kund har vi specialiserat oss i dessa tre städer. Specialiseringen är dessutom bra, eftersom vi då kan vi bygga specialistkompetens inom företaget.
I Bromma har Arkitektkopia även lager och distribution. Här finns omkring 1600 pallplatser och ett plocklager. Med den kapaciteten kan man serva myndigheter, företag och organisationer, och ge kunderna hjälp med att skicka ut dokumentation, utbildningsmaterial och även utställningsmontrar samt lagerhållna produkter som inte enbart är trycksaker.
Öka konkurrenskraften
Arkitektkopia började med införandet av LEAN 2012. Syftet var att hitta effektiviseringar i alla processer genom att få bort slöseri i såväl tid som med resurser och material.
– Vi är vana vid korta leveranstider på ritningar, med ibland hundratalet order på en dag. Vi såg ändå att det fanns en hel del att göra för att korta liggtider och förbättra genomloppstiderna, säger Örjan Westerlund. Det fanns även en syn på att den interna effektiviseringen även kunde öka konkurrenskraften.
Utmaningarna för Arkitektkopia är också rent geografiska eftersom man har kontor på flera orter, dessutom med olika ägarförhållanden. Det första steget var därför att sätta ihop en projektgrupp med representation från så många funktioner och orter som möjligt.
– Vi såg snabbt att vi var tvungna att fokusera ansträngningarna och fattade därför tidigt beslut om att införa LEAN på de största orterna först, säger Örjan Westerlund. De första två åren fokuserade vi därför på Stockholm, Göteborg och Malmö.
Plockar russinen ur kakan
Av alla de verktyg som finns inom ramen för LEAN har Arkitektkopia plockat tre delar. 5 S, en central del i LEAN, som betyder att man fokuserar på ordning och reda och också följer upp och förbättrar detta. Daglig styrning finns också med som åtgärd. Det är korta pulsmöten som ska hålla medarbetare uppdaterade och snabbt kunna hantera avvikelser. Den tredje delen är det kontinuerliga förbättringsarbetet, något som även gagnar personalen genom att arbetssituationen i små steg förbättras genom egna insatser.
– Får man igång ett arbete med små, ständiga förbättringar, då får man också ett tydligt engagemang hos medarbetarna, säger Örjan Westerlund. De avdelningar som har kommit längst har förbättrat flödena så att det blir mindre stress genom jämnare flöden, mindre spill, sänkta lagernivåer och kortare leveranstider.
Sparat miljoner
Under de tre år som företaget arbetat med LEAN har man sparat åtskilliga miljoner genom att sänka antal fel och förbättra flödena. Förbättringarna har man sett över alla avdelningar och inom en rad olika områden.
– Det vi ser tydligt är sänkt övertid, högre leveransprecision och en nedåtgående trend på reklamationer, säger Örjan Westerlund. Leveransprecisionen, alltså i vilken omfattning som vi uppfyller den av kunden önskade leveranstiden, mäts. Vi har ett mål på minst 98 procent i tid. De senaste månaderna har vi legat över den nivån, vilket känns bra.
Ledningen måste vara med
Det är inte guld och gröna skogar så fort man börjar införa LEAN. Det är som en relation – den ska underhållas dagligen, med ledningen som motor. Hos Arkitektkopia är det just de korta tidsmarginalerna man har kämpat extra mycket med.
– Daglig styrning och förbättringsmöten, som ändå ska vara korta möten, har varit en stor utmaning för oss, säger Örjan Westerlund. Inledningsvis var det svårt att ta tid för att kunna spara tid. Men vi har lyckats väl i produktionen, nu arbetar vi vidare med att få in detta även inom administration och försäljning.
– Det är stor risk att arbetet med LEAN blir nedprioriterat till fördel för att en leverans ska ut till kund. Man har inte tid att ta sig tid för att spara tid. Men vi har varit hårda med att alla ska kunna sätta av tid för förbättringar. Vi har fastslagit att 15 minuter per vecka och person ska tas till förbättringsarbete. Det är en kvart som gör stor skillnad, avslutar Örjan Westerlund.
