Uppdraget för Malmö Operas marknadsavdelning är kristallklart: De ska hjälpa till att sälja biljetter till det stora utbudet av årliga uppsättningar. Alla medel är tillåtna – affischer, flygare, broschyrer, Youtube, nyhetsbrev och sociala medier. Och inhouse-tryckeriet KS Print är det som får det tajta tidsschemat att gå ihop.
På Malmö Opera är marknadsavdelningen med i hela processen – från det att ledningen fattat beslut om en uppsättning, fram till premiären, då programmen ska ligga klara i operans foajé.
Men allt börjar med en plan för en ny opera eller musikal. Det är nu som formgivaren Pia Lindgren och copywritern Sofia Samuelsson briefas för första gången av projektledarna på operan.
Ungefär ett halvår innan säsongen börjar ger man ut ett säsongsprogram i form av en katalog (årets katalog vann förresten Publishing-Priset för bästa reklamtrycksak). Här presenteras det kommande årets program.
Därefter sätter man igång med produktionen av de olika uppsättningarna. Det är nu som den första marknadsföringen för de specifika uppsättningarna börjar produceras. Det absolut viktigaste ledet är att ta fram en grafisk profil, ett varumärke om du så vill, för varje uppsättning. Hos Malmö Opera löser man det genom att lägga ut uppdraget på en extern formgivare eller illustratör.
– Vi har under årens lopp arbetat upp ett stort frilansnätverk och har återkommande samarbeten med dessa i samband med att våra profiler ska tas fram. Det är ett rätt fritt arbete och gör också att vi får ett varierat formspråk, samtidigt som jag och Sofia Samuelsson tillsammans med projektledaren både är bollplank och domare, berättar Pia Lindgren och fortsätter:
– Den grafiska profilen måste också passa till en rad ändamål som nyhetsbrev, webb och sociala medier, flygblad, affischer, med mera.
Fotografiska bilder med både kostym och smink får man mycket sällan förrän runt en vecka före premiären, så man får förlita sig på det grafiska uttryck som frilansarna förser dem med.
I nästa steg ska de första trycksakerna – alltid en falsad flygare i ett kvadratiskt format – börja produceras. Ofta också affischer. Parallellt går man dessutom ut med annons i dagspress samt magasin, och på den digitala sidan har man en arsenal av verktyg som nyhetsbrev, webb och sociala medier.
– Vi har generellt en mycket hög öppningsgrad på nyhetsbreven, folk gillar att läsa oss. I sociala medier arbetar vi mer med ett personligt tilltal, här ska det också vara kul att läsa oss. Sedan är det så klart lättare att nå ut i sociala medier. Vi kan också ändra information kontinuerligt, säger Sofia Samuelsson.
– Vår produktion börjar alltid med något som kallas för modellvisning. Då samlar regissören, ljussättaren, kostymören och scenografen till planeringsmöte för att berätta hur de tolkar verket. Här visas också en skalmodell av scenen och sammantaget ger detta oss en tydlig bild av målet med uppsättningen, säger Pia Lindgren.
– Som mest intensivt är det två veckor före premiär. Då ska vi göra programmet för uppsättningen, få foton från genrep, ta fram bilder till foajén, pressbilder på hemsidan och mycket mer, säger Sofia Samuelsson.
Det är också vid detta tillfälle som interntryckeriet får som mest att göra. Externa företag används för viss layout och grafiska profiler samt för video och foto. Merparten av texterna i programmen tas fram av programredaktören i samarbete med dramaturgen.
Men det som verkligen gör att Malmö Opera kan hänga med i de tajta deadlines som det ofta handlar om är det egna inhousetryckeriet.
– Med ett eget tryckeri klarar vi att göra 90 procent själva i huset. På så sätt blir vi väldigt snabbfotade, både när det gäller digitalt och trycksaker, konstaterar Pia Lindgren.
KS Print Malmö Opera Digitaltryck ägs av Operan, men har avtal med Malmö Stadsteater, Skånes Dansteater samt nya Malmö Live Konserthus.
2003 inleddes ett förändringsarbete i och med köpet av KS Prints första digitala tryckpress. Sedan dess har verksamheten långsamt byggts upp till det man har i dag.
– 2010 investerade vi i nuvarande utrustning och kunde då också ta hem större delar av tryckproduktionen och det blev bra. 2011 tog Operan därför ett policybeslut på att alla trycksaker skulle förläggas på KS Print. Samtidigt ökade Operan sina teaterproduktioner med 50 procent och vi flyttade ut till nuvarande lokaler och fick då investera i vår andra tryckpress för att klara den ökande beläggningen, säger Tommy Ekström.
Korta serier, korta ledtider, ständigt uppdaterad information – så ser vardagen ut för tryckeriet. Även om en produkt kommer att tryckas i en stor upplaga så är produkten uppdaterad flera gånger från första till sista exet.
– KS Prints styrka som interntryckeri är att vi kan bolagens olika arbetssätt och produktionsstilar och har en bra dialog med grafikerna. Det ger också möjlighet att snabbt ändra i produktionen vid hög belastning, säger Tommy Ekström.
– Vår tuffaste period är från augusti till nyårsafton. Vi vet att alla bolag vi trycker åt arbetar i sin egen bubbla och sedan är det upp till oss att få ihop tryckproduktionen. Flera bolag kan ha premiär samtidigt och alla inblandade har samma snäva tidsram eftersom grafikerna inte får in det sista text- och bildmaterialet förrän sista veckan. Då är det som tuffast men roligast att jobba här.
Det som gör tryckeriet unikt är tre saker: Man digitaltrycker allt material, man efterbehandlar och förädlar och man levererar allt i yppersta kvalitet. Produktionsapparaten har under flera år utvecklats mot de specifika behov som uppdragsgivarna har. Det är tryckerichefen Tommy Ekströms och produktionsansvarige Stefan Öhrns förtjänst.
– Det är inte utan en viss stolthet som vi sticker ut hakan och menar att vi har hög kvalitet på det vi producerar och hur vi byggt upp vår verksamhet. Kanske är det också därför vi inte ser oss som ett traditionellt inhousetryckeri, säger Tommy Ekström.
En av de saker som gör att man kan upprätthålla den höga kvalitetsnivån är kompetensen hos medarbetarna. Här tog man för tio år sedan ett strategiskt beslut om att endast anställa utbildade digitaltryckare.
Både Tommy Ekström och Stefan Öhrn anser att den här kompetensen behövs för att kunna möta alla de utmaningar som uppstår i det dagliga arbetet. När Sign&Print hälsade på var praktikanten Worathida Mueying från Mediagymnasiet i Malmö i full gång med att mata fals- och häftmaskinen.
– De får börja i efterbehandlingen med arbetsmoment som inte kräver så mycket förkunskaper. Sedan får våra praktikanter prova olika moment i efterbehandlingsmaskinerna. När eleverna förstår de olika teknikerna har de lättare att ta till sig kunskaperna vid tryckpressen. Målet är att ge studenterna en trygghet för att arbeta självständigt så tidigt som möjligt, säger Stefan Öhrn.
Den andra stora biten som Tommy och hans kollegor arbetat med är att investera i ändamålsenlig utrustning. Det låter som en självklarhet, men fördelen i KS Prints fall är att man arbetar med en mycket tydlig uppsättning produkter. Man använder också ett litet antal huspapper, vars egenskaper man kan utantill.
– Även formgivarna har varit delaktiga i våra pappersval och vi har noggrant testkört med alla de trycksaker vi producerar, säger Stefan Öhrn.
Det vanligaste papperet är Scandia 2000, ett obestruket offsetpapper som kan användas för en rad produkter. På alla musikalprogram kör man dock med ett silkpapper för att få fram en exklusiv känsla.
På efterbehandlingssidan klarar man att göra det mesta när det gäller falsning, bigning, häftning och limning. Det är inte ofta man behöver lägga ut jobb på andra företag. Digitaltrycket kan låta som en utmaning – man kör nämligen två maskiner från olika leverantörer. Men med Stefan Öhrns erfarenheter inom färgstyrning har man i dag två pressar som synkroniseras kontinuerligt mot Fogra 39 och Adobe RGB.
Nu går tankarna mot en investering i webb-till-tryck. Det skulle underlätta för beställarna, som blivit fler i och med att man fick in Malmö Live och ett mindre antal externa företag som kund. Men främst skulle det frigöra resurser på trycksidan.
