Lars Jönsson, vd för Printforce, är nöjd med nya affärssystemet från Haikom. Foto: Privatbild

Printforce i Kungsbacka har implementerat Haikoms kalkyl- och affärssystem i verksamheten.
– Vi får en helt annan säkerhet, säger tryckeriägaren Lars Jönsson. 

Printforce hade tidigare ett molnbaserat affärssystem och en web to print-portal. Problemet var att de inte riktigt fick dem att kommunicera med varandra. Krånglet, som vd:n Lars Jönsson benämner det, blev lite mycket till slut när de dessutom hade en ytterligare separat molnbaserad historia att hålla koll på.

Men för snart ett år sedan när Haikom presenterade sitt affärs- och kalkylsystem, HaiKom MIS & W2P, såg Printforce fördelar och valde att gå vidare med utvecklaren och återförsäljaren Primotek.

– Web to print-portalen var integrerad i själva ordersystemet vilket vi tyckte var jättebra. Det visade sig fungera bra och vi satte igång att jobba i systemet i maj. Men vi skiftade inte systemet förrän i oktober så vi hade ganska lång startsträcka för att hinna med allting, säger han och tillägger att Haikom också gjorde förändringar och anpassningar för att skräddarsy systemet och beräkningsmodellerna efter Printforce önskemål och behov.

Gått över förväntan

Lars Jönsson säger att det har gått över förväntan med Haikoms lösning. Pålitliga kalkyler, ett smidigare arbetsflöde från offert till faktura och samfaktura i fakturaexport till Fortnox. En annan avgörande del är att de kan få snabb support vid frågor.

– Det är ett väldigt lätthanterligt system, smidigt och klarar vi inte av det så behöver vi inte vänta två dagar på hjälp utan i bästa fall får vi svar på tjugo minuter. Det är väldigt snabb återkoppling om vi åker på problem.

– Webportalen där kunder går in och beställer grejer är också lättanvänd. Vi skickar i princip bara inloggningen till kunderna, och efter ett samtal eller två så rullar det bara på.

Ett knapptryck bort

Systemet hanterar hela kedjan, från order, kalkylering av olika typer av tryckjobb till slutfakturering. Redan i offerten till kunden kan de beräkna färg- och materialåtgång, samt kontrollera så att omfång och tryckfilerna stämmer. Den kontrollen görs alltid, påtalar Jönsson.

Operatören David Stamming är redo att skriva ut nästa order. Foto: Claes Nordström/Arkivbild

När de väl får en orderläggning är Printforce bara en knapptryckning bort från att starta tryckjobbet.

– Tidigare hade vi problem just med storformat, när vi blandade in Forex-skivor, glasskivor och plåtar. VI kör rätt mycket udda grejer i planprintern. Det är brandvarnare och frisbee-diskar och det ena med det andra. Förr var det mycket en gissning, nu får vi en helt annan säkerhet.

Han säger att de får en bättre överblick i kalkylen.

– Du ser kalkylmässigt vad det kommer att kosta, och vad priset ut blir. Ibland kör vi offsetupplagor, 1 000 eller 2 000 exemplar. När vi väljer att plocka hem de jobben så vet vi precis var skiljelinjen går – vad det kostar för oss och vad har vi för marginaler att jobba med, säger han och summerar:

– Man känner sig säker i systemen, att man räknat rätt i jobben. Det är tryggt plus supporten som liksom är som fem stjärnor i Trustpilot – jäkligt bra.

Det finns även en modul för att hantera legojobb.

– I och med detta kan vi skicka skriftliga order till underleverantörer och lägga in deras pris med mera. Då har vi kvar den historiken vid en eventuell repeat-körning.

Fler portaler på gång

Företaget startade 2012 och omsatte åtta miljoner kronor i fjol, en kännbar nedgång med 25 procent till följd av Covid 19-pandemin.

– Men vi ska klara det här och det känns som att december var en bra månad, och i januari har orderingången också sett ut att ta sig.

Tanken är att bygga upp fler kundportaler framgent där kunder kan logga in och göra sina beställningar. 20 portaler ingår totalt i Haikom-paketet, sedan tillkommer en kostnad för varje ny portal de väljer att lägga till. Fem procent av omsättningen kommer in via den vägen i dag.

– Den försäljningen kommer att öka nu när vi har en portal som fungerar, säger han och tillägger att de kommer att bygga upp en portal för beställning av studentskyltar lagom till sommaren.

Joakim Enslöv är operatör och ansvarar för efterbehandling och leveranser. Foto: Claes Nordström/Arkivbild

– Portalordrarna kommer nu in per automatik. De behöver vi inte röra administrativt längre, mer än den dagen vi trycker på fakturering. Det är en kontroll vi alltid gör.

– Även om inte kunden vill använda portalen så kan vi lägga upp en portal till dem internt hos oss för att vinna saker på det.

Satsar på lean-baserad produktion

Förutom implementeringen av Haikom-systemet har Printforce anlitat ett konsultföretag, TEK i Halmstad, som arbetar med att effektivisera tryckeriproduktionen utifrån Lean-metoden.

De ska stötta oss under hela det här året, säger han och fortsätter:

– Vi ska få ett annat flöde i hela verksamheten, i första hand i produktionen. Det har varit för mycket spring, där saker har funnits på lite olika håll.

Maskinparken rymmer i dagsläget gott och väl allt företaget behöver, enligt Jönsson, och under mars månad gör de även ett byte på printsidan till en AccurioPress C12000 från Konica Minolta.

– Nu gäller det att få in mer jobb. Vi satsar och ska satsa allt mer på digital marknadsföring.

Fotnot: Återförsäljaren Primotek kommer att visa upp nyheterna i Haikom-systemet under den grafiska mässan Sign&Print Connect, 9–11 februari. Registrering till mässan är gratis för besökare.