Att arbeta med print som tjänst har varit en lönsam affär för Sundsvalls kommun som införde servicen för två år sedan. Konceptet innebär att utskrifter och kopiering levereras som en tjänst där de interna kunderna betalar ett fast pris per enhet/klick. Kunderna behöver inte tänka på maskininköp, service, beställning av toner etc., allt ingår i tjänsten.
– Efter övergången till print som tjänst minskade vi totalkostnaden för kommunens utskrifter med 2 237 942 kronor, en minskning på 21,6 procent. Koldioxidutsläppen minskade med 89,9 ton, en minskning på cirka 20 procent, säger Joel Tostar, IT-chef i Sundsvalls kommun, i ett pressmeddelande.
– Effekterna efter införandet består, vi ska uppnå besparingar på cirka två miljoner kronor per år och det gör vi. Trots besparingarna var målet minst lika nöjda användare, och det har vi. Kundnöjdheten har enligt våra NKI-mätningar ökat med 3,3 procent. Vi har lagt stor vikt vid att användarna ska tycka att de får en bra tjänst.
Sundsvalls kommun har drygt 300 verksamheter med cirka 20 000 användare (varav cirka 50 procent elever) och totalt cirka 7000 tillsvidareanställda.
Koncernen består dels av kommunala basverksamheter som skolan, förskolan, äldreomsorg, socialtjänst etc., dels av kommunala bolag som MittSverige Vatten och Sundsvall Energi.
– Våra verksamheter får själva välja vilken typ av printtjänst de vill ha inom det övergripande konceptet. Vi på IT-service hjälper dem och vi gör en analys för varje enskild kund. Sedan kravställer vi mot vår leverantör Konica Minolta | Koneo, säger Joel Tostar och framhåller att genom att samordna all hantering av utskrifter och kopiering och lägga ut fler delar på en extern leverantör kan Sundsvalls kommun effektivisera, förbättra servicen till användarna, sänka kostnaderna, öka miljöhänsynen och avlasta IT-avdelningen.
– Det har gått bra och vi är väldigt nöjda. Det här är resultatet av ett nära samarbete mellan oss och leverantören, säger Joel Tostar som rekommenderar andra stora organisationer med många användare att införa print som tjänst.
– Men mitt råd är att göra det systematiskt och på ett strukturerat sätt, det vinner man på. Försök inte att ta genvägar för att försöka snabba på processen, det leder bara till problem. Gör det ordentligt – gör det rätt.
