Gävle Offset följde med som betakund när Haikom utvecklade sin kalkylmotor. Nu kan tryckeriet sömlöst beräkna och förenkla allting från order till produktion – och andra positiva effekter har kommit på köpet.
Redan för tre år sedan ställde Gävle Offset frågan till den grafiska återförsäljaren Primotek om de inte kunde bygga på med en kalkylmotor till Haikoms plattform. Tryckeriet var tidigt ute med att använda Haikoms affärs-och e-handelslösning, men med tiden såg de ett behov av ett kalkylsystem, särskilt sedan Grafukalk som de hade använt inte längre levererades av Evry. När behovet var som störst hade Haikom i samma veva börjat utveckla sin kalkylmotor. Ett samarbete inleddes.
– Vi bedömde att det skulle vara stora fördelar för oss att väva ihop det här med flödet från webbshoppar och produktionshanteringen också. Så även om läget var oklart då så kände vi att det skulle kunna bli bra. Vi hade också stora möjligheter att påverka utformningen, vi blev som en betakund.
Fåt in alla produktionsdelar
Gävletryckeriet trycker offset, digitalt och storformat och började implementeringen av kalkylmotorn i höstas. Sedan januari i år har de känt sig trygga med att använda kalkylmotorn fullt ut, berättar Gävle Offsets vd Leif Jansson.
– Nu har vi har fått in alla produktionsdelar i det här. Vi kan använda kalkylmotorn för alla delar vi håller på med. Alla trycktekniker följde med och har skräddarsytts efter tryckeriets önskemål och synpunkter.
– Den stora effekten nu är att vi kan beräkna allting. Storformatsproduktionen har tidigare legat helt utanför, med en hemgjord Excel-snurra, som räknade om saker. Det behöver vi inte ha längre. Alla ordrar hänger med.
Nyheterna i den senaste versionen
Haikom 3.0 inkluderar allt från offert, kalkyl, order, till produktionsstyrning, transportbokning med mera. Från tryckeriets kundregister och kalkylmotor omvandlas beställningar och offerter till ordrar, orderbekräftelser till följesedlar med mera.
– Det som är speciellt är att det inte bara är ordrar som vi kalkylerar som kommer in i systemet, utan det är precis alla ordrar. Även de som våra kunder lägger externt i våra webbshoppar. Det gör till exempel att vår produktionsledning får en väldigt bra överblick på vad det är för ordrar som kommer in.
Leif Jansson betonar att Haikom har blivit bra på att dels hantera en produktion med olika trycktekniker, dels att ta itu med enkla orderrader så att försäljningen sköts på ett smidigt sätt.
– Det går fort att göra detta. Kunden kan bara gå in i en webbshop, klicka i vad denne vill ha för produkt, och så blir det en order direkt som läggs ihop med produktionsordern. En kund som sätter ihop en varierad order med olika tryckta produkter är heller ingen match. Han nämner exempelvis en tryckorder som ska levereras med en gatupratare och ett originalarbete.
– Det är en stor skillnad jämfört med tidigare. Sedan när man har gjort några ordrar så är det lätt att kopiera ordrar. När man kopierar en order, men har en upplageändring från 2 000 till 3 000 så håller den sig stabil. Då fungerar det i alla moment. När vi gjorde det tidigare så var vi tvungna att kontrollera alla parametrar en gång till.
Direkt till tryck
När en kund lägger en order i en webbshop styrs den direkt mot en viss produkttyp och en specifik maskin som ska göra jobbet. I stort sett gör den informationen att tryckbeställningen i stort sett kan produceras på momangen. En låt säga positiv omställning som företaget har fått vänja sig vid.
– Det förstod vi kanske inte i början men nu när vi successivt har börjat göra det så innebär det en ganska stor rationalisering när man inte behöver skriva en order utan istället bara kan skriva ut den, säger han och tillägger:
– Tidigare var det viktigaste för oss att få in beställningarna. Men nu när vi har lärt oss det här mycket bättre, och har ett antal uppbyggda webbshoppar, så ser vi att vi kan använda de här ordrarna bättre för produktionen. De lägger sig rätt på en gång.
”Skulle inte vilja gå tillbaka”
Ordrarna exporteras till bokföringsprogrammet Visma och därifrån vidare till fakturering. Det finns ingen ekonomihantering i Gävle Offsets system.
– Det tror jag är ett medvetet val av Haikom, och det var heller inget som vi var intresserade av heller.
Kundregister och ordrar från Grafukalk var heller inga problem att importera till Haikom.
Hur upplever du att det fungerar nu med det här systemet jämfört med det tidigare?
– Jag skulle inte vilja gå tillbaka. Det här systemet är mycket mer modernt, webbaserat, och vi kan hantera alla produktionssaker och även när det gäller e-fakturering. Det var inget som Grafukalk stödde. Det är mycket sådant för vår del, så det här är mycket bättre.
Leif Jansson sticker inte under stol med att det har varit intensiva månader med att få alla bitar i systemet på plats efter företagets önskemål:
– Men Haikom har varit mycket bra att arbeta med. De har lagt ner mycket krut på det här så vi har känt ett bra stöd hela tiden.
