DEBATT: I Europa finns en drivkraft att stärka utbildningssektorn med verktyg och tjänster som underlättar för distansutbildning. Det ska säkerställa att man använder begränsade resurser mer effektivt. En ny undersökning som the Economist Intelligence Unit har gjort på uppdrag av Ricoh visar att 98 procent av utbildningsledarna i Europa känner press att modernisera sina verksamheter i en snabbare takt de kommande tre åren, än de har gjort de tre senaste.
EU-kommissionen beräknar att studenterna kommer att vara så många som 414 miljoner, globalt, år 2030. Och inom EU uppskattar man att 90 procent av jobben kommer att kräva digitala kunskaper i en nära framtid1. När man ser de här uppgifterna är det lätt att förstå varför pressen på utbildningsledare ökar. De måste anpassa sina institutioner och utbildningssystem så snabbt det bara går.
Högre utbildningsinstitutioner måste anstränga sig hårt för att behålla sin attraktionskraft och locka till sig nya studenter. Samtidigt som man konkurrerar med andra lika högt rankade institutioner och öppna utbildningsalternativ som Mooc-kurser (Massive Open Online Courses). En modern miljö är helt avgörande. Tekniken i sig spelar roll men viktigast av allt för att vara framgångsrika, är att de administrativa funktionerna fungerar smidigt, och de europeiska utbildningsledarna håller med. Undersökningen, The Challenge of Speed, frågar inom vilka områden anpassning och modernisering är som viktigast, och de flesta svaren relaterar till back-office-funktioner. Först och främst måste verksamhetskritiska processer förbättras (44 procent), på andra plats hamnar nyrekrytering med 42 procent, och anpassningar till ny teknik hamnar på tredje plats med 40 procent.
Interntryckeriers tur att glänsa
Det är dags för interntryckerier att visa vad de kan. De kan fungera som ett nav för att optimera verksamhetskritiska processer. Det är till exempel väldigt effektivt med riktad marknadskommunikation för att locka till sig nya studenter. Det kan variera från skräddarsydda prospekt till enskilda studenter, till flerkanalig marknadskommunikation. Allt baseras på intresseanmälningar gjorda online. Potentiella studenter kan få skräddarsydd information om just den kursen de är intresserade av, information om var de kan utöva sin hobby eller var de kan få information om den bästa underhållningsscenen baserat på deras egen favoritmusik.
Insamlad information kan också användas till bredare marknadskommunikation som kampanjer, e-dr, nyhetskommunikation som relaterar till aktuella händelser eller uppdaterad kursinformation. Kommunikation som bygger bestående relationer med studenterna. Utbildningsinstitutioner kan också effektivisera sina interntryckerier med mjukvaror som förenklar informationsspridningen.
– Istället för att föreläsare ska skriva ut sitt egna föreläsningsmaterial kan de beställa vad de behöver till nästa dag online direkt av interntryckeriet. De kan ladda upp undervisningsmaterial på en portal, eller skicka en länk till studenterna så att de kan hämta informationen själva till sina egna läsplattor eller bärbara datorer. Information och publikationer kan effektivt och kostnadseffektivt laddas upp precis innan föreläsningen börjar. På så sätt kommer föreläsare att spara tid, tid som istället kan användas till att stötta studenterna, säger Tommy Segelberg, Director Nordic Operations PPBG, Ricoh Sverige.
Varför sker då inte detta? De två största hindren är, enligt undersökningen, svårigheten att få anställda, affärsenheter och funktioner att sluta upp kring ett gemensamt angreppssätt (44 procent) och byråkratiska beslutsprocesser (35 procent).
En snabb och smidig svarskommunikation kan tackla problemet. Administrativa tidskrävande arbetsuppgifter kan till exempel länkas till olika databaser för en enklare och snabbare hantering. En webbportal kan skapas för enkel informationsdelning och effektiv internkommunikation.
Effektiv flerkanalig kommunikation kring verksamhetsprocesser och driftseffektiviseringar krävs. Och att man tar itu med flaskhalsar, med allt från utskrift till mobila enheter och realtidsapplikationer. Det leder till breda verksamhetsförbättringar med långtgående positiva effekter. På allt från snabbare informationsspridning till studenterna, till smidigare och effektivare administration. Resultatet är ett interntryckeri som fungerar som ett kommunikationsnav. Som driver på effektivitet och hjälper till att introducera nya format och kanaler som skräddarsyr informationsflödet.
Med ett komplett servicesystem på plats kan interntryckerier inte bara supportera utbildningsinstitut under förändring. De kan ha en aktiv roll i att driva förändringen. Ett väl utrustat interntryckeri kan påskynda skolors utvecklingsprocess med bättre kommunikationskanaler, bättre informationshantering och till och med bättre beslutsunderlag i och med tydligare och mer lättillgänglig information. I den nya digitala eran kan interntryckerier verkligen vara en drivkraft till förändring.
TEXT: Graham Moore, Business Development Director, Ricoh Europe
