Vad kostar det egentligen att ta fram en färdig produkt? Och hur lång tid tar det från beställning till leverans? Tidigare var det rena gissningsleken för Profil Grafisk, men nu har de full kontroll över både tid och kostnader i verksamheten.
Profil Grafisk är en totalleverantör av skyltar och dekorer, andra grafiska tjänster samt tryckta kläder och reklampartiklar. De har 19 anställda och en omsättning på cirka 40 miljoner kronor. De senaste åren har de vuxit mycket och gjort flera stora investeringar, bland annat i en SwissQprint Nyala 4 flatbed, en Canon Colorado 1650 rullskrivare och ett Zünd-bord, G3 3XL-3200.
Sommaren 2023 flyttade de in i helt nybyggda lokaler i Reinsvoll, två timmar norr om Oslo. Sedan våren 2024 är Ole Kristian Nyhus vd.
– Profil Grafisk har under åren haft god organisk tillväxt tack vare hög kvalitet och ett gott rykte, men lönsamheten har inte hållit jämna steg med tillväxten. Min uppgift som ny vd var att ändra på det. Jag kom till ett färdigdukat bord med nybyggda lokaler, en komplett maskinpark och kompetenta medarbetare, så det var egentligen bara en fråga om att få ett bra system, säger Ole Kristian Nyhus.
Arbetet med att hitta ett affärs- och orderhanteringssystem började när det blev klart att företaget skulle flytta till nya lokaler. Förutsättningen var att systemet skulle passa Profil Grafisks verksamhet med många olika typer av uppdrag och en stor kundbas på cirka 900 kunder.
När den nya byggnaden stod klart beslutade de sig för att göra en mer ingående analys av vilka alternativ som fanns på marknaden och vilka som bäst kunde passa deras verksamhet. Svenska Haikom dök upp som ett möjligt alternativ, och Profil Grafisk gjorde därför referensbesök hos två företag i Göteborgsområdet som använder systemet: Ackert Reklam och Billes.
– På den tiden var vi väldigt osäkra på vilket system vi skulle investera i, alla hade sina styrkor på olika sätt. Under kundbesöken fick vi tillgång till systemet och möjlighet att ställa frågor. Det gjorde att vi fick bra svar på det vi undrade över, vad systemet hade och vad det saknade, säger Ole Kristian Nyhus och fortsätter:
– Det som gjorde att Haikom tog hem segern var helt enkelt att det passade våra behov bäst. Särskilt kalkyldelen var intressant för oss. Vi kände oss också trygga med att vi kunde växa med Haikom.
Utvecklat för den grafiska branschen
Haikom är ett svenskt e-handels- och MIS-system som är utvecklat särskilt för den grafiska branschen och täcker nästan alla grafiska processer, från beställningar och kostnadsberäkningar till offerter. Från Haikom kan metadata användas i alla processteg fram till leverans och fakturering, inklusive automatisering av produktionsplanering, produktionsöversikter, lagerhållning, underleverantörer, prepress, tryckmaskiner, efterbearbetning, distribution samt statistik och information.
Systemet är molnbaserat (SaaS) och användaren betalar en månadsavgift. Haikom sköter serverunderhåll, säkerhetskopiering, uppdateringar och kundsupport. När ändringar görs i systemet kommer det alla användare till godo.
Till exempel kan en kalkyl för en SwissQprint-maskin exporteras som en tom fil och användas av en annan kund som sedan fyller i sina egna data. Detta gör det enklare för nya kunder att komma igång.
– Vi utvecklar efter branschens behov och vad kunderna pratar om. Vi ser en röd tråd i de frågor vi får och utvecklar systemet baserat på det. Ingen har sin egen unika Haikom-version, men alla har tillgång till den. Du väljer själv om du vill använda en funktion eller inte, förklarar Daniel Kritz, COO hos Haikom.
Profil Grafisk införde Haikom vid årsskiftet och har redan sett fördelar med systemet. Stian Sakshaug, produktionsledare, var involverad i projektet från start.
– De har bra kalkylmodeller och flexibilitet i alla processer, vilket är viktigt eftersom alla våra uppdrag är olika. Till exempel har produktionen bättre kontroll över hur lång tid ett jobb tar, produktionstiden är direkt kopplad till kalkylen. Dessutom är det kort väg till Haikom och lätt att få hjälp, säger Stian Sakshaug.
Följer magkänslan
Pris är en viktig faktor i sammanhanget.
– Förr gick vi på magkänslan. Nu tar vi betalt för det vi faktiskt använder i form av tid och pengar, det är en helt annan kontroll. När man prissätter baserat på muntlig dialog får man en känsla för vad det ska kosta, men man glömmer kanske kostnader för material eller distribution. Systemet inkluderar alla kostnader och gör en kalkyl baserat på det, säger Ole Kristian Nyhus.
Kristian Hamar, affärsutvecklare hos Profil Grafisk och tidigare vd, minns hur det brukade vara:
– När jag började på Profil Grafisk 2019 hade vi en prislista för PVC-banners som var sex år gammal. Den tog inte hänsyn till förändringar i råvarupriser eller löneökningar. Nu är det en del av beräkningen, till exempel duken på skärbordet, som ska bytas vart tredje år och som ligger som en kostnad på maskinen.
Det betyder dock inte att priserna har skenat.
– Det är saker vi tidigare har prissatt för högt och andra för lågt. Beräkningen visar vad vi måste ta betalt för att gå med vinst. Det betyder att vissa saker har gått upp i pris och andra ner. Vi tar rätt pris och kan därmed bli mer konkurrenskraftiga på vissa produkter som tidigare var för dyra, säger Kristian Hamar.
Besparingar med processautomation
En annan fördel som Profil Grafisk nämner är att de har full tillgång till backend-delen av systemet.
– Det betyder att vi inte är beroende av att någon hos Haikom ska vara tillgänglig hela tiden. Kompetensen finns inhouse och vi kan göra ändringar själva, och får sedan stöd när vi behöver det, säger Ole Kristian Nyhus.
– Affärsfilosofin är att ha så många nöjda abonnenter som möjligt, inte att sälja så många konsulttimmar som möjligt. Jag skulle säga att det är skillnaden mellan Haikom och andra leverantörer, säger Petter Langkaas hos BizDoc, som säljer Haikom i Norge.
Petter Langkaas säger att det är ett tema som återkommer när han träffar kunder runt om i landet. Många är inriktade på kunder i närområdet, vilket innebär att uppdragen varierar mycket. Det är både stort och smått, vilket gör att automatisering i form av robotar sällan lönar sig. Detta kräver större volymer och återkommande jobb. För mindre aktörer är det snarare processautomation som kan vara nyckeln till att arbeta smartare och därmed få mer pengar på sista raden. Något som väl beskriver vardagen för Profil Grafisk.
– Ett system som Haikom ger mer struktur och kontroll genom hela processen, och man kan följa vad som händer i hela företaget varje dag. Det blir också lättare att motivera priset för kunden när man har allt underlag och kan förklara vad som ligger till grund för prissättningen. Även automatiska aviseringar till kunden genom hela leveransprocessen. Jag tror kunden uppfattar det som mer professionellt – samtidigt som det sparar tid, säger Petter Langkaas.
Haikom har cirka 100 grafiska kunder i Sverige. På kort tid har de också haft ett fåtal installationer i Norge. Fler är på väg, åtminstone om man ska tro Petter Langkaas och Daniel Kritz prognoser.
– Vi har ganska många intresserade i Norge och fler på gång. Vi fokuserar på Sverige och Norge, men har ingen brådska att växa och vill göra det på ett hållbart sätt. Kvalitet före kvantitet, säger Daniel Kritz.
– Det är ett mycket skalbart system som kan användas av både enmansföretag och stora bolag, säger Petter Langkaas.
Siktar på ett mer lönsamt 2026
Efter nästan ett år med systemet börjar saker och ting stabilisera sig för Profil Grafisk. Övergången har gått smidigare än väntat.
– Vi hade inga driftstopp när vi introducerade systemet. Vi förväntade oss några problem de första 14 dagarna, men det hände inte. Den största utmaningen har varit ändringar i rutinerna, säger Ole Kristian Nyhus.
Daniel Kritz på Haikom berömmer också Profil Grafisk för deras tillvägagångssätt:
– Framför allt var de mycket bra på att göra ett grundligt förarbete och jämföra oss med andra. De förstod att det är deras projekt som vi stödjer, som leverantör kan vi inte bestämma hur de ska utveckla sin verksamhet.
Teamet på Profil Grafisk har också lärt sig saker under resans gång.
– Vi har börjat få en bra struktur för volymproduktion, men har fortfarande mycket att göra när det gäller specialprodukter. Ingen förväntar sig att kunna sätta igång ett nytt system på ett år, det blir sannolikt först det andra året vi kan skörda frukterna av det arbetet. Det tar lite tid, man måste vara beredd på det. Vi har bara så smått börjat med Haikom, men ser bara möjligheter framåt, säger Kristian Hamar.
– Stian har ett bra uttryck som sammanfattar allt: Förr sålde vi artiklar – nu säljer vi jobb, säger Ole Kristian Nyhus.
Hur ser prognosen för 2025 ut?
– Året började med ett negativt resultat, så vi gick över till en likviditetsbudget, tog vissa åtgärder och lyckades nå break-even i augusti. Vi går mot ett nytt år med rekordomsättning – men också lönsamhet. Det har varit viss lönsamhet även tidigare år, men allt har återinvesterats i företaget. Nu ska vi bygga upp kapital och ser fram emot ett gott 2026, säger Ole Kristian Nyhus.
…och Haikom 2026?
– Vi ser fram emot att använda ännu mer av Haikoms funktioner framöver för vidare automatisering av vår produktion, kvalitetssäkring och beslutsstöd. Tid är pengar både för oss och våra kunder. Med Haikom bör vi kunna stärka vår egen konkurrenskraft så att kunderna uppfattar oss som en supereffektiv samarbetspartner.
