Arbetsflöden handlar om hur trycksaker ska kunna köpas, produceras och distribueras effektivare. Enklare, snabbare och billigare för att tillmötesgå kundernas allt mer slimmade organisationer och budgeter. Men också för att konkurrera med digitala alternativ.
En del av arbetsflödet hanterar kommunikationen med kunden. Från offertförfrågan och beställning till produktionen och till slut leverans. Hela tiden vill kunden vara säker på att allt fungerar och veta när något går fel. Och, när något går fel behövs kontakt mellan tryckeri och kund för att räta ut frågetecken.
Även när det inte är något som gått fel så är det alltid saker som beställaren vill ändra på och då vill denne veta direkt om det är möjligt. Är plåtar producerade? Är jobbet i tryckpressen? Vad skulle det kosta att ändra?
Ända sedan leverantörerna till tryckeribranschen lanserade sina mjukvaror för arbetsflöden har man pratat om att släppa in kunden i processen. Men ingen har gjort det på riktigt. Ingen låter kunden se exakt var jobbet är i processen – denna information silas alltid genom projektledaren som kan välja att vinkla informationen om det skulle behövas.
Det samma gäller för offerter. Det finns massor av system som gör att tryckeriernas kunder skulle kunna räkna ut sina egna priser – men svaret från kunderna blir att de tycker att det är enklare att ”bara maila”. Problemet är att då måste en säljare hantera förfrågan manuellt och det snabbaste svaret kan komma efter en kvart. Vad händer om man sitter i möte eller är på lunch. Vad händer om klockan är elva på kvällen? Svaret dröjer till nästa dag och då är det redan för sent. Pengarna går i värsta fall till en Google Adwords-kampanj istället.
Anledningen till att kunderna väljer att skicka mail istället för att räkna fram priset själva i en webbtjänst är för att det är för krångligt. Det går inte att bara göra tryckeriets kalkylprogram tillgängligt för kunderna – det är som om bankerna skulle låta sina kunder göra sina bankärenden i de interna banksystemen istället för i dagens internetbanker. Klart att det inte skulle fungera.
Gränserna mellan arbetsliv och privatliv suddas också ut och massor av människor jobbar hemma vid köksbordet på kvällar och helger för att kunna göra familjesaker på vardagar när det behövs.
Många har kommit en bit på väg och många trycksaker beställs redan på nätet. Men trycksaksköpare är nu redo att få full insyn i tryckeriernas informationsflöden annars riskerar man att tappa kunder till andra tryckerier eller till andra medier. Behovet finns att snabbt kunna ta beslut och då behöver man rätt information. Mognaden finns också, och det kan vi tacka bankerna, Facebook och Google för.
Det räcker inte bara med vissa delar av informationen – allt ska göras tillgängligt. Räkna, planera, ändra och ändra igen. Allt ska kunna göras. Och det ska vara enkelt – lika enkelt som att betala en räkning eller ”gilla” en sida på Facebook.
PS. Några som är på rätt väg är de tryckerier som gör appar där man kan beräkna priser direkt. Till exempel Sollefteå tryckeri och Mittmedia Print. Det är begränsade funktioner men så här enkelt måste det vara.
